企業における従業員のマイナンバーの保管方法

マイナンバー制度が導入されたことにより、企業においても従業員のマイナンバーの提出が必須となりました。

なぜかというと、各種保険の加入や源泉徴収票の発行等に必要な為です。
個人場号を記載するだけではなく、個人番号が載っている箇所のコピーと運転免許証などの本人確認ができる資料も提出してもらいます。つまり、個々人の大切な個人情報を預かる形になるのです。
大勢のマイナンバーを保管する訳ですから、徹底された管理が重要となってきます。

本当のマイナンバーの保管の知りたかった情報がきっと見つかります。

では、実際にどのように保管すれば良いのでしょうか。


まず、一人一人の資料が混ざらないよう個別に収納する必要があります。

マイナンバーを個別に保管できる封筒のようなものが販売されているので、それを活用することをお勧めします。
個別で収納ができたら次は、バラバラになったり紛失しないよう一冊のファイルにまとめて収納しましょう。

人数が多ければ何冊かに分けても大丈夫です。



あ行か行など、五十音順に見出しを付けると分かりやすいです。
そして、そのファイルは鍵のかかる収納棚などで厳重に管理します。

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収納棚がある部屋自体も、施錠の徹底が必要です。
また、手続きなどでマイナンバーを観覧しなければならない場合は、いつ誰がどのような目的で観覧したのかを記録しておくことが大切です。
退職した従業員の分は、必要がなくなり次第速やかに破棄しましょう。

従業員一人一人の大切な個人情報が漏洩したり紛失したりしない為にも、預かる企業側が責任をもってしっかりと管理を徹底することが重要です。